各学院：

依据学校学生档案管理的有关规定，为确保学生档案的集中统一管理和各类学籍档案材料的规范完整移交，档案管理中心对2022级入学新生档案接收及各类学籍档案材料归档工作进行以下安排，请各学院务必积极配合。

一、      接收范围

本次档案接收工作包括两部分工作内容：

1. 2022级本科生、硕士研究生入学新生档案。

2. 学校永久存档的学籍档案材料。

二、      新生档案的整理与移交

1.登记。各学院在进行新生入学资格复查工作的同时，对已接收的2022级新生档案（包括电子档案），根据实际材料内容在“天津商业大学学生档案袋”封面逐项登记“大学入学接收档案材料”（附件1），并由负责新生档案审核的老师签字。

2.装袋。登记完成后，将新生档案材料全部装入“天津商业大学学生档案袋”。新生电子档案材料应打印并加盖公章后由各学院装入档案袋。装袋过程中切勿撤出或遗漏任何材料（包括原档案袋）。

3.填写交接清单。以班级为单位填写“学生档案交接清单”（附件2），一式两份，与学生档案一并移交；学生档案的顺序应与清单中所列顺序一致。

4.移交。以学院为单位填写“学生档案移交汇总统计表”（附件3），并向档案管理中心移交学生档案。

三、      永久存档的学籍档案材料的整理与归档

1.归档范围

（1）2022级本科生“学生登记表”/“学籍卡片”。

（2）2018级（2022届）本科生“毕业生登记表”。

（3）2016级本科生“学习成绩单”。

（4）2022届硕士研究生学位培养档案。

2.工作要求

（1）2022级本科生“学生登记表”一份装入新生档案，随学生个人档案移交；另一份以班级为单位汇总整理移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（2）2018级（2022届）本科生“毕业生登记表”和2016级本科生“学习成绩单”（需加盖教务处公章）以班级为单位汇总整理移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（3）2022届硕士研究生学位培养档案以个人为单位整理、立卷并装盒后移交档案管理中心永久存档。

（4）“学生登记表”要用黑色碳素笔或墨水笔填写。照片要用胶水粘贴，切忌使用双面胶粘贴。

3.本科生学籍档案材料的整理方法

（1）集中与排序：以班级为单位分别汇总学生登记表、毕业生登记表、学习成绩单三种学籍档案材料，按照学号小号在前大号在后的顺序排放。

②编号与编目：以班级为单位在每类学籍档案材料正面右上角从1开始编写件号（每一人为一件），并填写“学籍档案材料目录”和“备考表”（附件4）。

③移交：移交以学院为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附件5），注明专业名称、班级数量、各类学籍档案材料的数量。

4.硕士学位研究生培养档案的整理方法

（1）集中与排序：以研究生个人为单位分别汇总学生登记表、学籍卡片、学位培养、论文答辩、学习成绩单、学位审批及毕业论文等材料。按照材料形成的时间顺序排列（毕业论文装订成册放至案卷末尾）。

（2）编号与编目：每一盒研究生培养档案内文件（学位论文除外）需从1开始标注页码（包括有文字内容的正反面，空白页不标注页码）。编号后，逐卷编制卷内文件目录（附件6）和备考表（附件7）。学位论文的编号与编目方式参见附件6

（3）移交：以学院为单位移交，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附件8），注明年级、专业、学生数量和档案数量。

四、      时间安排

1.即日起，各学院可在档案管理中心领取“天津商业大学学生档案袋”和“研究生学位培养专用档案盒”。

2.请各学院在12月底前完成新生档案及永久存档的学籍档案材料的整理工作，按照要求将其与相关表格（签字盖章纸质版和对应电子文件）一并移交档案管理中心。

五、      服务与咨询

学生档案工作负责人：齐向前   联系电话：2668-4062

研究生学位培养档案：李健     联系电话：2668-4029

档案管理中心 

2022年9月21日