各学院：

依据《天津商业大学学生档案管理》（津商大校发〔2026〕5号）有关规定，为确保学生档案集中统一管理和各类学籍材料的规范完整归档，现对2026级入学新生档案接收及各类学籍材料归档工作进行如下安排，请各学院按照通知要求落实相关工作。

1. 新生档案接收与学籍材料归档范围

本次档案接收工作包括两部分工作内容：

l 2026级本科生、硕士研究生新生档案。

l 由学校永久存档的学籍材料（详见下表）。

2. 新生档案的登记与移交

2.1 登记。各学院在进行新生入学资格审查/复查工作的同时，对已接收的2026级新生档案，根据档案袋内实际材料内容在“天津商业大学学生档案袋”封面逐项登记“大学入学接收档案材料”（参见附表1式样），并由负责新生档案审核的老师签字（或盖章）。

2.2 装袋。登记完成后，将接收的新生档案材料全部装入“天津商业大学学生档案袋”。装袋过程中，原有全部档案材料连同原档案袋一并装入，不得撤出、遗漏任何原有档案材料。入学通知书、团员证不属于入档材料，请勿装袋。

2.3 移交。以班级为单位填写“学生档案交接清单”（附表2），一式两份，随新生档案一并移交（学生档案的顺序应与清单中所列顺序一致）；以学院为单位填写“学生档案移交汇总统计表”（附表3），并向档案管理中心移交学生档案。

2.4 其它注意事项：

（1）各学院接收的新生电子档案应打印并加盖公章后补充放入“天津商业大学学生档案袋”内。

（2）2026级入学新生（包括研究生）填写完学生登记表后，其中一份放入新生档案袋内。本科生的另一份学生登记表，以班级为单位整理后移交档案管理中心存档；研究生另一份学生登记表交由研究生教学秘书暂存（待研究生毕业时由研究生教学秘书整理组卷后移交归档）（整理要求详见3.2，3.3）。

3. 永久存档的学籍材料的整理与归档

3.1 归档要求

（1）2026级本科生“学生登记表”一份装入新生档案，随学生个人档案移交；另一份以班级为单位汇总、整理、移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（2）2022级（2026届）本科生“毕业生登记表”、“学生学籍卡”和2020级（2024届）本科生“学习成绩单”（需加盖教务处公章）以班级为单位汇总整理移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（3）2023级（2.5年制、3年制）、2024级（2年制）硕士研究生培养与学位档案以个人为单位整理、立卷并装盒后移交档案管理中心永久存档。各学院需同步移交硕士学位论文电子版。

（4）档案材料的书写要用黑色碳素笔或墨水笔。照片要用胶水粘贴，严禁使用双面胶。

3.2 本科生学籍材料的整理方法

（1）集中与排序：分别将学生登记表、毕业生登记表、学习成绩单三种学籍材料以班级为单位进行汇总，按照学号小号在前、大号在后的顺序排放。

（2）编号与编目：以班级为单位在每类学籍材料正面右上角使用打号机从1开始编写件号（每一人为一件），并填写“学籍材料目录”和“备考表”（附表4）。

（3）移交：移交以学院为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附表5），注明专业名称、班级数量、各类学籍材料的数量。

3.3 硕士研究生培养与学位授予材料的整理方法

（1）集中与排序：以研究生个人为单位分别汇总学生登记表、学籍卡片、学位培养、论文答辩、学习成绩单、学位审批及毕业论文等材料。按照材料形成的时间顺序排列（毕业论文装订成册放至案卷末尾）。

（2）编号与编目：每一盒研究生培养档案内文件（学位论文除外）需从1开始标注页码（包括有文字内容的正反面，空白页不标注页码）。编号后，逐卷编制卷内文件目录（附表6）和备考表（附表7）。学位论文单独编号，编号与编目方式参见附表6。

（3）移交：以学院或专业为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附表8），注明年级、专业、学生数量和档案数量。电子文件命名格式为“学号 姓名 硕士毕业论文”，移交时使用移动存储设备拷贝至档案管理中心。

4. 时间安排

4.1 即日起，各学院可在档案管理中心领取“天津商业大学学生档案袋”和“研究生培养与学位授予档案盒”。

4.2 请各学院在11月30日之前完成新生档案的移交工作；12月31日之前完成各类永久存档的学籍材料的整理和归档工作。

5.服务与咨询

联系人：李健

联系电话：2668-4029   办公邮箱daglzx@tjcu.edu.cn

档案管理中心 

2026年10月12日