通     知

2024年   第3号

天津商业大学档案管理中心                       2024年9月19日

关于接收2024级新生档案及学籍材料归档的通知

各学院：

依据天津商业大学学生档案管理有关规定，为确保学生档案集中统一管理和各类学籍材料的规范完整归档，现对2024级入学新生档案接收及各类学籍材料归档工作进行如下安排，请各学院按照通知要求落实相关工作。

1. 新生档案接收与学籍材料归档范围

本次档案接收工作包括两部分工作内容：

l 2024级本科生、硕士研究生新生档案。

l 由学校永久存档的学籍材料（详见下表）。

2. 新生档案的登记与移交

2.1 登记。各学院在进行新生入学资格审查/复查工作的同时，对已接收的2024级新生档案，根据档案袋内实际材料内容在“天津商业大学学生档案袋”封面逐项登记“大学入学接收档案材料”（参见附件1式样），并由负责新生档案审核的老师签字（或盖章）。

2.2 装袋。登记完成后，将接收的新生档案材料全部装入“天津商业大学学生档案袋”。装袋过程中切勿撤出或遗漏任何材料（包括原档案袋）。入学通知书、团员证不属于入档材料，请勿装袋。

2.3 填写交接清单。以班级为单位填写“学生档案交接清单”（附件2），一式两份，随新生档案一并移交；学生档案的顺序应与清单中所列顺序一致。

2.4移交。以学院为单位填写“学生档案移交汇总统计表”（附件3），并向档案管理中心移交学生档案。

2.5 关于新生电子档案。各学院接收的新生电子档案应打印并加盖公章后补充放入“天津商业大学学生档案袋”内。

2.6 2024级学生登记表。2024级入学新生（包括研究生）填写完学生登记表后，一份放入新生档案袋内，另一份以班级为单位进行整理后移交档案管理中心存档（详见3.2，3.3）。

2.7 预科生档案。2023年入学预科班学生档案，请各学院开具调档清单并加盖学院公章后来档案管理中心提档。

2.8 考入本校研究生档案。考入本校的2024级研究生档案，请各学院开具调档清单并加盖学院公章后来档案管理中心提档。

3. 永久存档的学籍材料的整理与归档

3.1 归档要求

（1）2024级本科生“学生登记表”一份装入新生档案，随学生个人档案移交；另一份以班级为单位汇总、整理、移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（2）2020级（2024届）本科生“毕业生登记表”、“学生学籍卡”和2018级（2022届）本科生“学习成绩单”（需加盖教务处公章）以班级为单位汇总整理移交档案管理中心，由档案管理中心永久存档。

（3）2021级（2.5年制、3年制）、2022级（2年制）硕士研究生培养与学位档案以个人为单位整理、立卷并装盒后移交档案管理中心永久存档。从今年开始，档案管理中心同步接收硕士学位论文电子版（刻录光盘或者U盘拷贝）。

（4）档案材料的书写要用黑色碳素笔或墨水笔。照片要用胶水粘贴，严禁使用双面胶粘贴。

3.2 本科生学籍材料的整理方法

（1）集中与排序：以班级为单位分别汇总学生登记表、毕业生登记表、学习成绩单三种学籍材料，按照学号小号在前、大号在后的顺序排放。

（2）编号与编目：以班级为单位在每类学籍材料正面右上角从1开始编写件号（每一人为一件），并填写“学籍材料目录”和“备考表”（附件4）。

（3）移交：移交以学院为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附件5），注明专业名称、班级数量、各类学籍材料的数量。

3.3 硕士研究生培养与学位授予材料的整理方法

（1）集中与排序：以研究生个人为单位分别汇总学生登记表、学籍卡片、学位培养、论文答辩、学习成绩单、学位审批及毕业论文等材料。按照材料形成的时间顺序排列（毕业论文装订成册放至案卷末尾）。

（2）编号与编目：每一盒研究生培养档案内文件（学位论文除外）需从1开始标注页码（包括有文字内容的正反面，空白页不标注页码）。编号后，逐卷编制卷内文件目录（附件6）和备考表（附件7）。学位论文单独编号，编号与编目方式参见附件6。

（3）移交：以学院或专业为单位，填写“档案管理中心档案材料交接收据”（附件8），注明年级、专业、学生数量和档案数量。电子文件命名格式为“学号 姓名 硕士毕业论文”，刻盘或通过U盘归档。

4. 时间安排

4.1 即日起，各学院可在档案管理中心领取“天津商业大学学生档案袋”和“研究生学位培养与学位授予材料档案盒”。

4.2 请各学院在10月31日之前完成新生档案的移交工作；11月30日之前完成各类永久存档的学籍材料的整理和归档工作。

5.服务与咨询

本科学生档案工作负责人：齐向前   联系电话：2668-4062

研究生培养与学位档案：李健       联系电话：2668-4029

档案管理中心办公邮箱daglzx@tjcu.edu.cn

档案管理中心  

                                   2024年9月19日

附件1：天津商业大学学生档案袋（式样）

附件2：2024级新生入学档案交接清单

附件3：2024级新生入学档案移交汇总统计表

附件4：本科生学生登记表/学习成绩单/毕业生登记表/学籍卡目录及备考表

附件5：本科生学籍材料归档交接收据

附件6：硕士研究生培养与学位档案卷内文件目录（参考）

附件7：硕士研究生培养与学位培养档案备考表

附件8：硕士研究生培养与学位档案交接收据