通   知

2024年 第1号

关于开展2023年度档案归档工作的通知

各部门、各学院（部）：

为做好2023年度文件材料立卷归档工作，确保学校形成的档案及时、完整、有序收集归档，实现学校档案资源的有效管理和利用，根据《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第772号）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）、《天津商业大学档案管理办法》（津商大校发[2010]43号），现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2023年度综合性、业务性档案

各部门、各学院（部）应根据2023年度内实际工作完成情况，参照《天津商业大学档案立卷和归档工作指南》（见附件），收集、整理具有保存价值的文件、照片、视频、录音、实物、电子数据等不同载体形式的材料，并向档案管理中心移交归档。

财务处归档2019年度形成财会会计业务档案；工会归档2021年度形成财务会计业务档案。学生学籍材料归档工作另行通知。

（二）2023年度专项及重点档案

2023年度专项档案指已完成的专项工作所形成的具有保存价值各类文件、照片、视频、录音、实物、电子数据等，由主责部门或学院（部）进行收集、整理和归档。

2023年度重点档案以《天津商业大学2023年党政工作总结》为主要线索，由主责部门或学院（部）进行收集、整理和归档。

（三）历史档案、实物档案

各部门、各学院（部）自行保管的10年以上（2013年及以前）的具有工作查考、历史史料和文物收藏等价值的历史档案和实物档案应纳入2023年度档案归档工作范围。实物档案归档范围参考《天津商业大学档案立卷和归档工作指南》。

（四）关于电子文件及业务系统数据归档

各部门、各学院（部）各类信息化管理系统在2023年度及之前形成的电子文件或业务系统数据可以备份导出后刻盘移交归档。

二、归档时间

各部门、各学院（部）应于5月31日完成2023年度档案归档工作。

三、归档要求

（一）部门立卷归档

依据档案有关法律法规规定，档案工作由归档部门即各部门、各学院（部）收集、整理和归档。

（二）做好工作部署

1.各部门、各学院（部）领导应高度重视档案工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入岗位工作职责，与部门工作同安排、同部署。

2.各部门、各学院（部）应组织兼职档案员及各岗位工作人员及时、完整的收集、整理、移交本岗位所形成的档案材料。

3.涉及跨岗位、跨部门的档案材料由主责岗位或部门（学院）进行收集、整理、移交。

（三）归档文件材料质量要求

1.归档文件材料应确保真实、原始、完整、有效，签字、盖章手续齐全，能够较为系统、完整的反映工作全过程。

2.事务性文件材料应按照结果性材料在前、过程性材料在中、支撑性材料在后的逻辑关系排序。其它文件材料可按照时间、人物或者来源等逻辑关系排序。

3.归档文件材料的编目采用手工编目和系统著录两种方式（两选其一）。具体编目方法参见附件《天津商业大学档案立卷和归档工作指南》。

4. 归档文件材料的移交归档时需填写“档案交接收据”（一式两份）（见《天津商业大学档案立卷和归档工作指南》），由移交人和部门档案工作负责人审核签字后，与归档案卷一并送至档案管理中心进行交接。

四、其他事宜

（一）各部门、各学院（部）在档案整理、立卷、移交过程中遇到问题，可随时与档案管理中心工作人员联系。

（二）2023年度发生机构新设、调整或撤销的部门或学院（部），接通知之后请与档案管理中心联系协商确定档案归档事宜。

（三）各部门、各学院（部）新上岗兼职档案员，接通知后请与档案管理中心联系，进行业务培训。

（四）档案类别、对应归档部门及档案管理中心工作联系人见下表：

档案管理中心

2024年4月15日