通 知
2023年 第2号
天津商业大学档案管理中心 2023年5月26日
天津商业大学2023届毕业生档案转递工作安排
为确保毕业生档案及时、准确、安全、完整转递，保障毕业生顺利就业、升学等，根据有关政策要求，对2023届毕业生档案转递工作做如下安排。
2023届毕业生档案转递工作包括毕业生档案转递信息采集、整理封装、集中转递和结果查询四个阶段。
一、毕业生档案转递信息采集
（一）采集时间
即日起至本学院毕业生档案整理封装完毕。
（二）工作内容
采集并审核本学院毕业生档案转递方式及信息。
（三）采集方式
2023届毕业生档案转递信息采取线上采集方式。
即日起，2023届毕业生本人通过“天津商业大学毕业生档案转递信息采集系统”对本人毕业生档案转递信息就行登记。
毕业生档案转递说明及须知详见附件1。
毕业生档案转递信息采集系统操作说明详见附件2。
（四）采集工作要求
1.2023届毕业生在登记转档信息前务必仔细阅读“毕业生档案转档说明和转档须知”。
2.学院学生档案工作人员需逐一审核本学院毕业生转档信息，确保信息的完整、准确、有效。
二、毕业生档案整理封装
（一）时间安排
6月中旬至6月底。整理封装的具体时间另行安排。
为保证良好的工作秩序，确保装档环节安全无误，请务必按照约定时间来档案管理中心集中装档。
（二）工作内容
各学院准备好毕业生装档材料后，按照约定时间，组织人员到档案管理中心整理封装档案。封装工作包括：毕业生档案材料清点、登记、装袋、贴封条、盖章等。
1.本科毕业生应装入的材料包括：
（1）学生登记表(检查是否已装入档案袋内）；
（2）学习成绩单（加盖教务处公章）；
（3）奖惩材料；
（4）毕业生登记表；
（5）党员档案/入党积极分子材料/非党员的入党申请材料等；
（6）团员材料（入团申请书、团员登记表等）；
（7）退伍返校学生的士兵档案；
（8）其它应归入毕业生个人档案的材料。
2.硕士毕业生应装入的材料包括：
（1）研究生报考登记材料(检查是否已装入档案袋内）；
（2）研究生登记表；
（3）学习成绩单；
（4）奖惩材料；
（5）毕业生登记表；
（6）硕士学位授予材料
（7）党员档案/入党积极分子材料/非党员的入党申请材料；
（8）团员材料（入团申请书、团员登记表）；
（9）退伍返校学生的士兵档案；
（10）其他应归入毕业生个人档案的材料。
（三）工作要求
1.集中与排序。装档前，学院档案工作人员应对毕业生档案材料进行整理，将不同类别档案材料以学生个人进行集中，然后每班级按照学号顺序排列。
2.严谨、细致、准确、安全。学院档案工作人员在毕业生档案材料封装过程中务必秉持高度负责的态度，严谨、细致、准确、安全，避免误装、混装、漏装，做到零差错。
3.未毕业学生的毕业生登记表（两份）均不放入学生个人档案袋内（其它材料正常装入）。未毕业学生的毕业生登记表（两份）与学校永久存档的毕业生登记表按照归档要求移交档案管理中心存档。
4.党员档案与毕业生档案接收单位一致且与毕业生档案转递工作安排不冲突，党员档案可与毕业生档案一并封装转递。其他情况的党员档案由毕业生所在党委负责安排转递。
三、毕业生档案集中转递
（一）时间安排
学院封装完毕后即行转递。
（二）工作内容
学院档案封装完毕后，毕业生档案采集系统锁定相关学院转档信息。档案管理中心根据系统中的最终转档信息完成实体档案的邮寄和转送，并将转递结果录入毕业生档案转递系统。
（三）工作要求
1.档案自提。学院档案封装完毕后，相关学院毕业生可前往档案管理中心办理档案自提手续。毕业生自提本人档案必须经过档案接收单位的允许，且登记的转档信息为自提。档案自提需携带本人有效身份证件和调档函（介绍信）。
8月31日之前登记为自提且未提取的毕业生档案默认转入天津市人才服务中心。
2.档案留存学校。毕业生档案原则上应由具有存档资格的工作单位或公共就业和人才服务机构存档。符合以下情况，档案可留存学校：
（1）考入本校研。考入本校研究生的毕业生档案由录取学院待下学期开学后统一开提档函提取。
（2）“三支一扶”、“西部计划”等国家基层落实政策的毕业生档案可留存学校。
（3）未毕业学生档案可暂存学校。
四、毕业生档案转递结果查询
毕业生可关注学校档案管理中心网站，通过扫描“毕业生档案转递查询”二维码查询本人档案转递状态信息。
已邮寄的档案显示转递结果和EMS快递单号；
已转送天津市人才服务中心、海河英才档案库显示转递结果和移交日期；
未转出的档案查询结果无内容显示。
档案转出后，毕业生可自行与存档单位联系办理调档、查档等事宜，不必通过学校中转。
五、其它注意事项
（一）毕业生档案会涉及社会保险、干部身份、转正定级、劳动关系等涉及毕业生个人利益事宜，依据相关政策，毕业生档案应由用人单位或县级以上公共就业和人才服务机构进行保管。
（二）毕业生档案转递信息务必准确。因档案转递信息有误造成档案错投、遗失等情况的，其后果由毕业生本人承担。
（三）档案严禁自行保存或私自拆封，否则任何单位无法接收，形成“死档”。
（四）因各种原因导致档案留存学校，两年内如未办理档案转递手续，两年后档案管理中心将依照相关规定将该批滞留档案移交相应公共就业和人才服务机构。
（五）与其它院校联合培养毕业生档案依此安排进行转递。
（六）天津市人才服务中心毕业生档案业务办理地址：天津市人力资源发展促进中心—天津市河东区八纬路103号，电话：022-28013666。
附件1
天津商业大学2023届毕业生档案转递说明
毕业生档案主要是指学籍档案，是真实记录各阶段学习经历的各种原始记录材料。毕业生档案关系到学历核查、转正定级、职称评定、工龄计算、养老、办理退休手续、亲属关系公证、公职人员招录、社保办理、出国留学等。毕业生一定要重视。
毕业生档案转递的基本原则是“档随人走”，即毕业生在离校时需要根据自身就业、考研、出国留学等情况，移交至具有存档资格的存档机构进行管理。具体而言，毕业生档案转递的主要方式包括：
1.邮寄
符合下列情况毕业生，档案由档案管理中心交付中国邮政通过高校毕业生档案专递方式邮寄。采用邮寄方式转递档案的毕业生必须提供准确的存档单位名称、单位地址、接收档案部门或接收人及其联系电话。
1.1已落实工作单位毕业生，工作单位接收档案且具有人事档案管理资格（一般为国家机关、事业单位和大中型国企），档案邮寄至工作单位。
1.2已落实工作单位毕业生，工作单位接收档案但委托其他机构托管档案（一般为工作单位所在地的公共就业和人才服务机构），档案邮寄至受委托存档机构。
1.3档案回生源地公共就业和人才服务机构。
2.转送天津市人才服务中心
天津市人才服务中心（原天津市大中专毕业生就业指导中心、中国天津人力资源开发服务中心）可接收外地生源和本市生源高校应届毕业生档案存档。按照该存档机构要求，毕业生在登记转档信息时请务必如实填写相关登记信息。
3.转送海河英才档案库
海河英才档案库只接收外地生源高校毕业生办理海河英才计划落户手续的毕业生档案。办理海河英才落户的毕业生通过“中国北方人才市场”微信公众号，点击“海河英才”中“2023届高校毕业生”填报个人信息，网上填报后打印《存档人员登记表(个人)》并签字，由学院集中封装入该毕业生档案。
4.自提档案
存档单位允许毕业生自行携带档案转递，毕业生可选择自提方式转递。毕业生前往档案管理中心办理档案自提时，必须提供存档单位开具的调档函（介绍信或委托提档函）及有效身份证件来档案管理中心办理调档。自提档案转递过程中切勿私自拆封档案，否则存档单位不予接收。
5.暂存学校
符合下列情况者，档案可暂存学校：
5.1考入本校研。考入本校研究生的毕业生档案由录取学院待下学期开学后统一开提档函提取。
5.2“三支一扶”、“西部计划”等国家基层落实政策的毕业生档案可留存学校。
6.3未毕业学生档案可暂存学校。
附件2
毕业生档案转档须知
1.毕业生档案转递信息务必准确、完整、有效。因档案转递信息有误造成档案错投、遗失等情况的，其后果由毕业生本人承担。
2.县级以上公共就业和人才服务机构、国家机关、事业单位和大中型国企，具有保管各类人事档案的资格。个体、私营、外资企业等非公有制企业及个人都无人事档案保管权限。
3.采用邮寄方式转地档案的毕业生，务必与工作单位或存档的公共就业和人才服务机构联系，确定接收档案要求及邮寄信息。
4.档案严禁个人保管，严禁个人私自拆封，否则任何单位无法接收，形成“死档”。
5.党员档案与毕业生档案接收单位一致的，党员档案可与毕业生档案合并封装后随转；不一致的，党员档案由所在学院党委负责转递。档案管理中心不单独转递党员档案。
6.因各种原因导致档案留存学校，毕业两年内如未办理档案转递手续，毕业两年后档案管理中心将依照相关规定将该批滞留档案移交相应公共就业和人才服务机构。
