天津商业大学学生档案管理办法

津商大校发〔2026〕5号

第一章 总则

第一条 为适应新形势下学生档案工作需要，规范和改进我校学生档案管理，发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》等法律、法规以及天津市关于高校学生学籍档案管理的有关规定，结合学校学生档案工作实际，制定本办法。

第二条 学生档案是学生入学接收以及在校期间形成的，记录和反映学生基本信息、个人经历、学习经历、德才勤绩及各类实践表现的，以学生个人为单位集中保存的各种原始记录材料。学生档案是学生学业过程和成果的真实、完整、系统、准确的记录，是学校教育教学和管理活动的直接反映。

学生档案工作是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。学生档案工作贯穿学校教育教学和管理工作的全过程，是贯彻执行党的教育方针，落实立德树人根本任务，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项基础性工作。

第三条 学生档案工作是学校档案工作的重要组成部分，学生档案管理坚持真实、准确、完整、安全和规范性原则，实行集中统一管理。档案管理中心为学校学生档案管理的归口部门，各学院和相关职能部门按照本办法在其职能范围内各尽其责、密切配合做好学生档案的收集、整理、归档、保管、利用以及转递等工作。

第二章 管理职责

第四条 学校建立由各学院及教务处、学生工作部（学生处）、招生工作办公室、研究生处、档案管理中心等相关职能部门组成的分工负责、协同配合的学生档案工作体系，并将学生档案工作纳入学校总体工作规划和日常年度工作计划，根据学生档案工作需要适时开展专项工作部署。

档案管理中心负责学生档案工作网络的组建与维护，承担学生档案的接收、保管、利用和转递等管理工作，制定与实施学生档案各类工作细则和规范，建立健全学生兼职档案员工作队伍，监督、检查和指导全校学生档案工作等。

各学院（培养单位）按照学校规定做好学生档案审查、整理、移交以及各类学生档案材料的入档、毕业生档案转递信息采集等工作。

教务处、研究生处、招生工作办公室、党委组织部、团委、学生工作部（学生处）等相关职能部门根据工作职责，做好各自职责范围内学生档案材料的形成、收集、整理、移交、归档等工作。

第五条 各学院及相关职能部门应将学生档案工作纳入本部门职能范围、工作计划和管理制度，并明确相关工作人员的岗位职责。

档案管理中心设置专职学生档案管理岗位，负责学生档案工作各项规章制度、工作细则等的制定和实施，接收、整理、保管、利用及转递学生档案和档案材料，建立与完善学生档案工作体系，负责学生档案保密与信息安全管理，开展学生档案业务培训、指导与检查，推进与实施学生档案信息化建设，建立并动态更新学生档案各类管理台账等。

各学院应明确一名处级领导干部为本学院学生档案工作负责人，负责本学院学生档案工作的组织、协调、审核等工作。同时设置兼职学生档案管理员，掌握档案工作的基本技能，负责接收和移交新生档案，整理、审查和移交归档材料，学生档案转递信息登记、审核、材料封装，参加业务学习并接受档案管理中心的业务指导和督促检查等。

学生档案管理员的设置要求按照本办法第二十六条之规定执行。

第三章 归档范围

第六条 学生档案各类归档材料应确保真实、准确、齐全、完整。

第七条 学生档案的归档范围包括：

（一）入学新生档案

本科入学新生档案一般应包含高中学生登记表（学籍卡、培养手册）、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、入团（入党）申请书及志愿书等材料。

研究生入学新生档案，除原个人档案应具备的材料外，还须包含报考攻读硕士学位研究生登记表。

（二）在校期间形成的学籍材料

学生（研究生）登记表及反映休学、转学、复学、退学、留级等学籍异动情况的学籍材料。

学习成绩表，以及实习、社会实践、生产劳动等相关鉴定材料。

毕业生（毕业研究生）登记表、研究生学位授予决定等毕业材料。

（三）在校期间形成的奖惩材料

在校期间获得校级以上表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀共产党员、优秀团干部、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表；各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

在校期间违反党纪、国家法律及学校规章制度等，受到相应处分以及撤销处分所形成的各类材料。

（四）党团材料

入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书；参加民主党派的申请书、登记表等材料。

（五）在校期间形成的其他材料

出国（出境）、参军入伍（士兵档案）、助（贷）学金及其他有工作经历的人事档案材料等。

学生档案的归档范围应由档案管理中心会同相关部门，依据国家、天津市有关规定以及学校本科生、研究生培养方案及时调整。

第四章 入学新生档案的接收与移交

第八条 研究生、本科生入学新生档案分别由研究生招生部门和本科生招生部门统一接收，登记造册后按专业所属学院及时转交各学院。未报到入学或不符合入学资格的学生档案由学院退回至原学校或相应的档案管理服务机构。

第九条 各学院在接收入学新生档案后应根据教务处、学生工作部（学生处）、研究生处的入学资格审查、复查等工作安排，开展相关审查工作。

在审查工作中，发现学生档案材料有弄虚作假的情况，应及时向教务处或研究生处报告。发现关键档案材料缺失的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐；因客观原因无法补齐的，应在移交档案管理中心时提供必要的书面说明。

第十条 档案管理中心应根据学校新生入学工作安排，制定新生档案的移交归档工作安排，组织开展入学新生档案接收与移交工作。交接档案时应按照档案交接规定，逐一清点核对各学院移交的入学新生档案，交接双方确认无误后入库保管。

各学院应根据新生档案移交归档工作安排，更换具有学校学生档案统一标识的档案袋，做好档案内材料的整理与登记工作，并及时、完整、安全向档案管理中心移交入学新生档案。入学新生档案的移交归档不得晚于学生入学年度的12月末。

第十一条 入学新生档案在校内流转、移交应列明清单，逐一清点，确保完整无误。档案在校内流转、移交过程中应采取严格措施确保档案的实体与信息的安全。严禁将含有学生隐私信息和非公开档案信息的文件通过网络或非安全渠道传输。

第十二条 档案管理中心应与教务处、招生工作办公室等相关部门建立并完善涉及学生档案的信息共享与数据交换机制，建立学生档案管理台账。

第五章 入档材料的收集与归档

第十三条 学生工作部（学生处）、教务处、研究生处等学生档案材料的形成部门要重视学生档案材料的日常管理工作，规范各类记录表格的文本格式和填写要求，明确材料的发放、回收、保存、移交、检查等的管理要求，确保应归档学生档案材料能够真实记录和反映学生在校期间的个人经历、德才培养、学习和实践表现及其评价。

第十四条 各学院应做好在校期间形成的各学历层次学生学籍材料、党团材料的收集和归档工作。教务处、研究生处分别负责本科生和研究生学籍异动材料的收集和归档工作。学生工作部（学生处）、团委、教务处、研究生处等部门负责各自职责范围内有关学生奖惩材料的收集和归档工作。各材料形成部门应加强沟通、密切配合，确保各类学生档案材料及时、完整的收集和归档。

第十五条 档案管理中心应制定和实施各类材料的收集和归档工作实施细则，明确管理要求，建立管理台账，监督并指导各学院和相关职能部门档案收集和归档工作的开展，以确保各类材料及时、完整归档。

第十六条 学生档案各类归档材料必须是办理完毕，签字盖章手续齐全，时间、责任者、内容、程序等要素完备的原始有效文件。特殊情况需要归档复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

学生档案材料信息记载要准确、规范；纸张和书写材料应符合纸质文件长期保存的需要。

各学院和相关职能部门的学生档案管理人员在材料收集过程中应明确相关要求，注意鉴别和检查。

第十七条 在校期间形成的零散学生档案材料移交档案管理中心时，交接双方应履行必要的交接手续，检查无误后由学院装入学生档案。学生在毕业年度形成的各类学生档案材料，由各学院根据档案管理中心工作安排集中封装入学生档案。

凡未纳入学生档案归档范围的文件材料原则上应退还归档部门或学院处理。未纳入归档范围，但具有保存价值的学生档案材料可按照《天津商业大学归档工作规范》学生类档案管理的有关规定移交档案管理中心存档。

第六章 保管与利用

第十八条 学生在读（包括因休学、服兵役、出国等原因保留学籍）期间，学生档案由学校保管。

学生离校后其档案应按照国家有关规定转至其工作单位或相应的档案管理服务机构。已离校学生的档案如需由学校继续保管，应符合下列条件之一：

1.国家或地方基层就业项目或国家、天津市有明确规定需要留存学校的学生档案，可于学生离校后留存学校2年。

2.学生失踪、死亡、出国不归等情况，档案由学校保管。

3.学生在受刑事处分期间，档案由学校保管。

第十九条 学生档案由档案管理中心集中保管。档案管理中心应建立学生档案管理台账（或学生档案管理业务系统），按照学院、专业、班级划分保管区域和次序，按照科学管理和便于利用的原则排架。做到账物相符、分类明确、排架清晰、取放方便。加强档案库房现代化建设，确保档案库房安全、规范、高效管理。

教务处应将学生学籍异动（休学、复学、转学、退学、留级）信息及时告知档案管理中心。档案管理中心根据教务处告知信息及时完善学生档案管理台账（学生档案管理业务系统），调整库房排架。

第二十条 保管学生档案的档案库房原则上应专库专用。档案管理中心应做好库房日常管理，建立库房巡查机制，按照档案库房防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”业务要求，规范库房管理行为，严格确保学生档案实体与信息安全。

第二十一条 因工作、升学、参军、政审等需要查阅或借阅学生档案，须遵守下列规定：

1.校内单位查阅学生档案应履行校内查阅档案审批手续，经学生所在学院档案工作负责人批准后方可查阅。学生档案不得交由学生本人直接翻阅。

2.校外单位查阅学生档案，须持有单位组织人事部门的介绍信及查阅人有效身份证件，履行登记审批手续后，方可查阅档案。

3.学生档案原则上不予借出。特殊情况（司法机关调查、上级部门审查等）必须外借时，须由借用部门（学院）兼职学生档案管理人员履行校内借用档案审批手续，经借用部门负责人和学生所在学院负责人同意，并经档案管理中心主任批准后，方可借用。学生档案外借期限一般不应超过5个工作日，档案管理中心应明确外借档案的保管要求，并及时催还已逾期档案。

4.档案管理中心应根据规定和利用需求及时、准确提供学生档案利用服务，并做好档案利用登记。在毕业生就业、升学、政审等工作中，应为相关单位和个人提供学生档案利用的便利服务。

5.查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和档案利用规定，严禁私自涂改、抽取、撤换档案材料。

第七章 学生档案的转递

第二十二条 学生在毕业、结业、肄业、转学或退学时应将学生档案转递至具有档案管理资格的工作单位、就读院校、户籍地或工作地档案管理服务机构。除本办法第十八条所规定条件之外，毕业学生档案一般不予留校。

被开除学籍的学生，其档案经所在学院审核同意后，由档案管理中心按规定转递至其户籍地相应的档案管理服务机构。

第二十三条 毕业生档案转递工作纳入学校统一的毕业工作安排。

档案管理中心应按照学校毕业工作安排，制定年度毕业生档案集中转递方案，建立学生档案转递工作台账（或毕业生档案转递业务管理系统），健全完善毕业生档案转递信息采集、查询与发布机制，及时、完整、准确、安全地完成毕业生档案集中转递工作，以确保毕业生能够顺利就业、升学等。

各学院及相关部门应按照毕业生档案集中转递方案组织本学院毕业生如实、准确、完整登记毕业生档案转递信息，做好毕业集中入档材料的收集、整理、审核、封装等工作。

第二十四条 档案管理中心应做好留存学生档案的登记、保管、查询、转递等管理工作，并及时将符合档案转出条件的留存学生档案转出，确保档案安全和管理有序。

同时具备以下条件的留存学生档案可以按照有关规定转出：

1.档案材料完整齐全。

2.超过学校可暂时保管的最长期限（2年）。

3.对于超期留存档案（2年），已向毕业生履行催告义务。

4.档案接收单位为具有存档资格的毕业生工作单位或户籍地档案管理服务机构。

第八章 管理保障

第二十五条 学校将学生档案工作所需经费纳入学校年度财务预算，实行专款专用，保障学生档案工作的正常开展和持续发展。经费预算由档案管理中心根据年度工作任务和发展需求编制，经财务处审核后，按学校预算管理程序报批执行。

学生档案工作经费主要用于档案库房维护与升级、档案装具购置、档案整理与保护耗材采购、毕业生档案寄递与转送、档案利用服务、档案信息化建设、档案管理人员培训、档案工作考核奖励等方面，不得挪作他用。

财务处负责对学生档案工作经费的使用进行监督和核算，确保经费使用符合国家政策法规和学校财务管理制度。档案管理中心应向学校汇报经费使用情况，接受学校审计部门的审计监督。

第二十六条 学校根据学生档案工作的规模、任务和发展需要，配齐配强专职学生档案管理人员（每万名学生不低于1名）和兼职学生档案管理人员（各学院不少于1名）。

档案管理中心按要求配备专职学生档案管理人员，负责全校学生档案的接收、保管、利用、转递以及信息化等工作；各学院应结合实际工作需要配备兼职学生档案管理人员，负责本学院学生档案工作的接收、审查、整理、保管、利用、移交等具体工作。

专兼职学生档案管理人员队伍应保持相对稳定。对因工作需要调整的档案管理人员，应做好工作交接和培训，确保档案管理工作的连续性。

学生档案管理人员一般应为中共党员，熟悉和认真遵守相关法律法规、业务规范和工作纪律，履职尽责，热情服务，积极参加业务学习和业务交流，不断提高档案管理和服务水平。

档案管理中心应组织开展学生档案管理人员档案管理、信息化建设等方面的培训、进修和交流活动，不断提升其专业素养和业务能力。

第二十七条 学校将学生档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，由网络安全和信息化办公室提供技术保障，档案管理中心牵头组织实施，各学院（培养单位）和相关职能部门配合落实，构建安全、高效、便捷、可追溯的学生档案信息化管理体系，实现学生档案的电子化采集、数字化管理、网络化利用和安全化保管。

加强学生档案与教务、学工、招生等系统的数据对接、交换和共享。推进学生档案线上服务建设，依托学校档案管理系统和校园智慧平台，逐步实现档案利用、信息采集、转递、信息查询等业务的线上办理，提升档案管理和服务的效率与便捷性。

建立学生档案信息化安全保障体系，实行分级授权管理，加强数据操作权限管理、操作日志管理和审计，定期做好数据备份和容灾恢复工作。档案管理中心负责做好相关系统的日常监管，防止档案信息泄露、篡改、丢失。

第九章 考核、奖励与处罚

第二十八条 学校建立学生档案考核评价机制，制定考核量化指标，对学生档案管理工作中表现突出的部门或人员以及重要的科研成果、管理成果，学校应予以表彰、奖励，并支持纳入管理人员职称评定、评优评先的参考范畴。

第二十九条 对违反本管理办法，有下列行为之一，造成学生档案及其材料损毁、丢失，或对学校学生档案管理工作造成严重不良影响的，由档案管理中心会同相关职能部门调查核实后报送学校，依法依规对相关部门和责任人予以处理；对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规的，经学校党委批准后移交有关主管部门或司法机关处理：

1.未按规定收集、整理、移交、归档学生档案及其材料，造成学生档案或材料缺失的。

2.擅自涂改、抽取、撤换、损毁、伪造学生档案材料的。

3.非法窃取、倒卖学生档案，或故意泄露学生档案信息的。；

4.未按规定保管学生档案，造成档案损毁、丢失的。

5.擅自提供、复制、借阅、外借学生档案的。

6.未按规定转递学生档案，造成学生档案损毁、丢失的。

7.未按规定落实学生档案管理经费、人员配备、信息化建设要求，造成工作严重滞后，对学生档案管理工作造成严重不利影响的。

8.学生档案管理人员未履行岗位职责，玩忽职守、徇私舞弊的。

9.其他违反学生档案管理规定的行为。

对于利用学生档案进行弄虚作假、营私舞弊的，一经查实，从严处理；涉嫌犯罪的，依法追究刑事责任。

对未按规定落实学生档案管理要求，情节较轻的，对相关部门和责任人进行通报批评，责令限期整改；情节严重的，对相关责任人给予相应的纪律处分；造成经济损失的，依法追究赔偿责任。

第十章 附则

第三十条 本办法适用于本校各级各类学生档案管理。非全日制学生、继续教育学生的档案管理可参照本办法执行。

第三十一条 本办法所称“关键档案材料”指能证明学生身份、学籍、学历等核心信息的材料，具体目录由档案管理中心会同相关部门制定并发布。

第三十二条 本办法自发布之日起施行，原《天津商业大学学生档案管理办法（试行）》（津商大校发〔2013〕18号）即行废止。

 天津商业大学                     2026年3月27日印发