津商大校发[2010]43号

第一章 总则

第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研、管理等各项工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中组部干部档案工作条例》、《教育部普通高等学校档案管理办法》、《天津市档案管理条例》和《天津市对档案违法行为行政处分的暂行规定》等法律法规，结合学校的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对教职工、学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是办好学校的重要基础性工作之一，是衡量学校教育质量、科研水平及管理水平的重要标志，是评估学校办学水平的重要内容，也是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当加强管理，把档案工作纳入学校整体发展规划和年度计划。

第四条 档案管理中心主管学校的档案工作，集中保管学校各类档案。

第五条 学校各部门在工作活动中形成的各种门类、不同形式、不同载体的档案，均由学校档案管理中心集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，有利于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。

第二章 管理体制及其机构职责

第六条 学校档案工作，接受天津市教育委员会的领导，同时接受天津市档案局的业务指导、监督和检查。

第七条 学校档案工作由校长领导。

第八条 学校成立档案工作委员会，由档案管理中心与相关职能部门的负责人组成，在校长的领导下，组织、管理、协调、监督和考察学校的档案工作。

第九条 档案管理中心是学校档案工作的行政管理部门，又是永久保存和保护档案的基地，同时是开发利用档案资源的信息交流中心。

其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和天津市有关档案工作的法律、法规、方针政策和国家标准、档案行业标准，拟出全校档案工作规划和年度计划；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责根据不同门类、不同形式、不同载体档案的特点，接收（征集）、分类、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统。负责档案的防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制等档案实体的保护工作；

（五）编制检索工具，编研、出版档案史料，多形式多层次开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，实施档案的现代化管理；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，扩大档案工作的影响，提高师生的档案意识；

（九） 负责对兼职档案工作人员（以下简称兼职档案员）的业务培训和对学校各部门档案工作的业务指导，协助各部门做好各类档案的预立卷工作；

（十）指导各学院的学生档案管理工作；

（十一）开展档案学术研究和交流活动；

（十二）围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。

第十条 各部门应确定一名主要负责人负责本部门档案工作。

其职责为：

（一）组织本部门职工学习档案法律、法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入工作计划，纳入管理制度，布置、检查、总结、验收档案工作；

（二）按要求确定兼职档案员，将档案工作纳入有关人员的职责范围，明确档案工作责任；

（三）负责与档案管理中心联系，指导、监督和检查兼职档案员的业务工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；

（四）负责本部门向学校档案管理中心移交档案的审查工作；

（五）负责本部门查阅档案管理中心档案资料的审批工作；

（六）支持兼职档案员开展工作，帮助解决实际困难。

第十一条 各部门应确定1-2名兼职档案员，具体负责本单位的档案工作。兼职档案员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守。一般应为中共党员。

兼职档案员经人事部门审查和档案专业培训，可参加评聘档案专业技术职务。

兼职档案员的主要职责：

（一）掌握了解档案工作的法律、法规，执行档案工作的规章制度和工作规范，掌握档案管理工作的基本技能；

（二）根据本部门归档范围和归档类目，负责预立卷工作；

（三）负责文件材料的整理、立卷工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

（四）检查、督促、指导立卷人员对文件材料的收集、预立卷、归档工作；

（五）负责文件材料的安全和保密工作；

（六）按规定时间向档案管理中心移交归档材料；

（七）经本部门档案工作负责人批准，查阅学校档案；

（八）参加业务学习，接受档案管理中心的业务指导和督促检查。

第十二条 学校教职工有配合专职或兼职档案员做好本岗位所承担工作的档案保护、收集、整理、分类的责任和义务。

第三章 档案的分类

第十三条 各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、获得奖学金情况、毕业生登记表等。

学生的高中档案、体检表、党团组织档案、奖学金等文件材料在二级学院管理。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版的刊物、校报的审稿单、原稿、样书（刊、报）及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

第十四条 非文件材料档案的归档范围为：

（一）实物类：主要包括学校发展过程中标志性的物品，如校徽、校旗、校标，校训、校歌、标识系统等原始资料，历次校庆或重大活动制作的纪念章、纪念册等；在国内外交往中对方赠送的纪念品；学校、单位、教职工、学生获省部级以上奖励的奖牌、奖证、奖杯等实物或照片；上级领导、社会知名人士为学校的题字；新闻媒体报道学校活动的报纸、刊物；学校和各部门编辑印刷的各种文件汇编、成果汇编、教师事迹汇编、优秀学生事迹汇编等有保存价值的实物。

（二）声像、磁介质类：主要内容包括学校各项活动中形成的、或者外部形成与本校有关的录音带、录像带、照片、磁盘、光盘等材料。

第十五条 以个人为单位组卷的人事档案，包括国家机构、社会组织在组织人事管理活动过程中以及个人形成、记述和反映人员经历和德才表现等情况的材料，归档范围主要包括：履历、自传、鉴定和考核、专业、政治历史、党团与民主党派、奖励、处分、工资、任职、出国等材料。

人事档案的管理另行制定办法。

第四章 档案的移交

第十六条 学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。

第十七条 各单位兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷，指导立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，填写备考表，报送档案工作负责人审核签字后，统一移交档案管理中心。

部门有下属机构的，均由所属部门统一组织、指导，做好文件的积累、收集、整理、立卷、归档工作。

第十八条 各单位立卷归档的档案材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料同一类的应格式一致，书绘装订工整，字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔书、红色墨水及纯蓝木水书写和复写。归档的文件材料除特殊情况外必须是原件。声像磁介质类的应声像清晰。

（二）归档的文件材料应齐全完整。已破损文件、热敏纸的材料、和已使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝木水书写和复写的材料，应予复制，复制件附于原件后一并归档。

（三）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十九条 由两个以上部门合作完成的工作或项目，在工作或项目完成后，协作部门将有关材料送主办部门，由主办部门负责完整的材料立卷归档。

第二十条 本校与其他单位分工协作完成的项目，应当保存一整套档案，其中本校承担的工作应为原件，协作单位的资料可为复制件。

第二十一条 学校档案材料归档时间为：

（一）党政部门和其他部门党政工作按自然年度归档的材料在次年六月底前归档。

（二）教学部门和教学管理部门按教学年度归档的文件材料在次学年寒假前归档。

（三）科研和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归档。

（四）基建项目档案在项目完成后三个月内归档。

（五）仪器设备的随机技术文件在开箱验收时归档。

（六）随时接收上级规定应接收的档案。

第二十二条 档案管理中心接收档案必须履行相关手续，填写移交清册一式两份，交接双方必须签名盖章。

第二十三条 学校教职工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按照规定及时归档，集中管理，任何个人不得据为己有。

第二十四条 学校教职工在其非职务活动中形成的各种载体形式的重要档案材料，档案管理中心可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第五章 档案的保管、著录与销毁

第二十五条 档案管理中心根据国家教委《高等学校档案实体分类法》对档案进行整理、分类、鉴定、编号、入库。

第二十六条 档案管理中心按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，经保密部门审核，对归档档案确定密级，实行按密级管理。

第二十七条 档案管理中心按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。档案保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第二十八条 对保管期限已满的档案，根据有关规定由档案工作委员会的专业审查评议组进行鉴定。对经鉴定失去保存价值的档案，进行登记造册，报校长审批后，予以销毁。销毁时应指定专人监销，学校有关部门要派人参加，并在销毁档案清册上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十九条 档案管理中心应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第三十条 档案管理中心对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

建立、健全档案库房管理有关规章制度，配置专人负责档案库房的技术管理工作。

第三十一条 档案管理中心要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用和各种数据情况进行检查和统计，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案的利用与公布

第三十二条 档案管理中心应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何部门或者个人无权公布学校档案。

属于下列情况之一，不对外公布：

(一)涉及国家秘密和学校重大利益的档案；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的；

(五)学校党政重要会议记录。

第三十三条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记、审批手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十四条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案管理中心负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者课题负责人同意；需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密部门和校长批准。

第三十五条 档案管理中心提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案管理中心负责人批准。

第三十六条 档案管理中心是学校出具档案证明的唯一机构。

第三十七条 加盖档案管理中心公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十八条 档案管理中心应设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案管理中心指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第三十九条 档案材料一般不外借，特殊情况要经档案管理中心负责人批准。对借出档案，档案管理中心要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，按本办法第五十三条处理。

第四十条 档案管理中心应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，按照天津市物价局（津价费[2006]302号）《天津市利用档案收费项目及标准》收取费用。

第四十一条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案管理中心无偿和优先提供。寄存在档案管理中心的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第四十二条 档案管理中心应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地开展档案的编研和学校编史修志工作，为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。

第四十三条 档案管理中心应采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。创造条件，将档案管理中心建设成档案管理专业学生实习、实践、实训基地；为相关专业的高年级学生开设有关档案管理的选修课。

第七章 条件保障

第四十四条 学校将档案工作所需经费列入预算，要随着库藏数量增加和不同载体档案业务的拓展增加经费，保证档案工作的需求。

第四十五条 学校为档案管理中心提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建。

学校设有专门库房存放涉密档案。

存放声像、电子等特殊载体档案，逐步配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要设施。

第四十六条 学校为馆藏档案数字化设立专项经费，为档案管理中心配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第四十七条 档案管理中心编制人数由学校根据本校档案数量和工作任务确定。

第四十八条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第四十九条 专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第五十条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第八章 考核、奖励与处罚

第五十一条 学校建立健全档案工作检查、考核与评估制度。定期布置、检查、验收档案工作。每年召开一次全校档案工作会议，总结交流档案管理工作。

第五十二条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第五十三条 有下列行为之一的，学校依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《天津市对档案违法行为行政处分的暂行规定》，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)擅自泄露涉密档案内容的；

(六)将教学、科研、党政管理等公务活动中形成的应当归档的文件资料据为己有，拒不归档的；

(七)明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

(八)其他违反档案法律法规的行为。

第九章 附则

第五十四条 本办法自发布之日起施行。2003年12月8日发布的《天津商学院档案管理办法》同时废止。

第五十五条 本办法由档案管理中心负责解释。

二○一○年九月三日