档案预立卷是档案管理的基础工作之一，是部门立卷的一个重要环节。为规范我校档案预立卷工作，有利于各部门做好平时立卷，提高立卷质量，特制订以下工作办法：

1. 工作职责

1.1 部门档案工作主管领导职责

立卷部门档案工作主管领导根据本部门工作职责和当年工作任务，依据各类档案的归档范围，指导兼职档案人员明确各工作岗位及专项或重大活动负责人的文件材料收集责任。

1.2 兼职档案人员职责

部门兼职档案人员应依据《天津商业大学归档工作规范》中有关“归档范围”和“保管期限”的规定，结合上年度文件材料的形成情况，在部门档案工作主管领导指导下按照各岗位工作人员的职责范围和业务分工，编制本部门具体的《归档文件材料预立卷类目表》，明确部门成员在文件材料管理上的职责分工。预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作，又要突出年度重点工作和新增任务。

兼职档案人员按照《天津商业大学档案归档工作规范》（试行）相关要求，负责部门整体立卷工作。

1.3 各岗位工作人员职责

各岗位工作人员负责其职责和业务范围内文件材料的平时立卷。文件材料在办理或使用过程中应及时收集，严格管理，防止遗失、污损；对涉密文件材料还应按照学校规定做好保密工作，注意避免因使用不当造成文件材料的泄密。

1.4 专项或重大活动、突发事件负责人职责

如遇专项或重大活动、突发事件时，均由该活动或事件的主要负责人安排专人进行相关文件材料的收集整理。在活动结束后，及时整理组卷。

2. 工作程序

2.1 编制预立卷类目表

部门兼职档案人员应在每年年初编制具体的《归档文件材料预立卷类目表》（附件 1 ），并向各岗位工作人员明确。

2.2 平时收集整理

2.2.1 各岗位工作人员根据《归档文件材料预立卷类目表》结合所负责的工作内容确定对应的归档文件材料，如有问题需及时与兼职档案人员沟通调整。

2.2.2 各岗位工作人员在日常工作中应对办理完毕的文件材料（包括纸质版与电子版）及时进行收集，同时对文件材料进行分类整理，整理时需检查文件材料是否齐全、完整，确定档案的密级、保管期限并按 文件之间的历史联系 进行排序，将整理后的文件材料按预立卷类目分类存放。同时，根据文件材料数量，配置相应的文件夹（盒）、资料夹等装具，便于以后统一移交。

2.2.3 各岗位工作人员在进行纸质材料收集整理时，须同步进行电子文件收集整理， 电子文件应保持同纸质文件题名的一致， 并根据预立卷类目建立相应的电子文件夹，以便存放管理。归档的电子文件应做到数据有效完整、内容准确，注明相关的信息说明。注意，电子文件不仅局限于文档型的电子文件，还应包括录像、录音、数码照片等数字声像类电子文件及程序数据库类等其他类别电子文件。

2.2.4 兼职档案人员应积极主动地检查、督促各岗位工作人员做好平时收集整理工作，做好前端控制，保障后续立卷工作正常进行。

2.2.5 如遇专项或重大活动、突发事件时，兼职档案人员要提前介入，同活动或事件的主要负责人明确收集文件材料的类目，并督促收集。若该活动或事件最终 未能办理完毕（例如项目申报未得到最终审批），其准备过程中所形成文件材料，有保存价值的仍需及时进行收集。

2.3 汇总收集、检查鉴定及移交

2.3.1 汇总收集

部门兼职档案人员按照各类档案归档时间要求进行应归档文件材料及电子文件汇总收集工作。各岗位工作人员应主动将平时立卷的材料整理移交兼职档案人员。

2.3.2 移交

兼职档案人员需办理文件材料的移交手续。各岗位工作人员编制移交清单（附件 2 ），一式两份，注明移交材料内容与数量、移交时间等，移交人与接收人应在移交清单上签字，各存一份。

2.3.3 检查鉴定

部门兼职档案人员需根据《天津商业大学归档工作规范》《天津商业大学电子文件归档工作规范》对各岗位移交的文件材料及电子文件进行检查鉴定，检查的内容 :

1. 检查文件材料是否办理完毕； 2. 检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全等； 3. 文件处理程序是否完成，有无漏盖印章、漏签字等，处理的来龙去脉是否注明，遇有不明之处应及时询问承办的工作人员； 4. 电子文件是否完整、有效、真实，相关信息说明是否注明。

对不具有归档价值的发回移交人自行保存，具有归档价值但不符合规范的发回移交人进行补充完善。

最后将所有符合规范且应归档的文件材料及电子文件进行系统全面的整理组卷。

3. 工作考核

档案管理中心负责对全校各部门的预立卷工作进行业务指导和检查，并把该项内容列入学校档案工作的考核指标。

本工作办法提供指导性作用，在实施过程中各部门可根据自身情况拟制具体细则。

附件： 1. 归档文件材料预立卷类目表